در هر سازمانی PMO یا دفتر مدیریت پروژه، شرح وظایف، قدرت و مسئولیت‌های متفاوتی دارد که هرکدام، بسته به سازمان مربوطه مشخص می‌شوند. اما به طور کلی، دفتر مدیریت پروژه، به‌عنوان یک بخش سازمانی دائم معرفی می‌شود. بخشی که مسئولیت هماهنگی و متمرکزسازی تمام پروژه‌های سازمان را برعهده دارد. وظایف احتمالی PMO شامل برنامه‌ریزی برای نمونه‌کارهای پروژه، توسعه استانداردهای پروژه‌ها و استراتژی‌های مختلف، آموزش به نیروهای جدید و در نهایت نظارت، پشتیبانی و هدایت پروژه‌های مستقل است.
دفتر مدیریت پروژه یک نظارت کلی بر پروژه‌ها دارد، استراتژی کلی سازمان را می‌شناسد و تضمین می‌کند که پروژه‌ها تحت نظر استراتژی سازمان ادامه پیدا می‌کنند. هرچند ابتدا باید بدانیم شرح وظایف PMO چیست؛ شرح وظایف PMO در سازمان‌های مختلف، تفاوت بسیاری با یک‌دیگر دارند. هیچ شرح وظایف دقیقی برای این شغل وجود ندارد اما به طور کلی وظایف این بخش، شامل موارد زیر است.
- مدیریت سبد پروژه‌ها از طریق دسته‌بندی، انتخاب و اولویت‌بندی پروژه‌ها براساس استراتژی سازمان، منابع موجود و کمک به تسهیل پروسه تصمیم‌گیری مربوط به پروژه‌ها برای مدیر پروژه؛
- برنامه ریزی منابع در سطح اولیه و در نمونه‌های ابتدایی، بهبود استفاده از منابع و حل اختلافات موجود در منابع متفاوت و کاهش ریسک
- نگه‌داری از اطلاعات نیروهای کنونی، مخصوصا در زمینه ظرفیت و تخصیص پروژه‌ها براساس مهارت های نرم و سخت افراد
- استانداردسازی روش‌ها و پروسه‌های مدیریت پروژه برای مدیر پروژه و سایر اعضای تیم پروژه
- انتخاب، پیاده‌سازی و آموزش ابزار‌ها و نر‌م‌افزارهای موجود به نیروهای سازمان
- افزایش شفافیت پروژه‌های فعلی از طریق به‌روزرسانی پروژه‌ها و انتشار اطلاعات معتبر
- ترویج جریان اطلاعاتی و ارتباطی
- بررسی خطاهای ایجادشده در پروژه‌های پیشین برای تدوین اطلاعات کامل و دقیق، جهت جلوگیری از تکرار خطاها
- پایش پیشرفت پروژه‌ها و کنترل موارد تاثیرگذار بر منابع، هزینه‌ها و جدول به‌روزرسانی پروژه
- آموزش به سرپرست‌ها و مدیر پروژه ها و ذی‌نفعان مختلف
- فراهم‌کردن پشتیبانی مدیریتی و عملیاتی برای مدیران و تیم‌های پروژه مثل مدیریت حل اختلاف